Le poste
Nous recherchons un(e) administrateur(trice) administratif(ve) et financier(ère) pour contribuer au bon fonctionnement quotidien de ScribePro. Il s'agit d'un poste varié et concret, au cœur de l'équipe, qui consiste à soutenir les opérations administratives, la gestion financière et l'organisation générale de l'entreprise.
Vous serez chargé(e) de veiller à ce que l'environnement de travail soit bien organisé et accueillant (notamment, si possible, en prenant soin des plantes), tout en apportant votre soutien dans des tâches essentielles telles que la facturation, le suivi des dépenses et la coordination interne.
Ce poste est idéal pour une personne qui apprécie la structure, accorde de l'importance aux détails et aime assumer des responsabilités variées au sein d'une petite équipe où règne un esprit de collaboration.
Il s'agit d'un poste de remplacement pour congé maternité à durée déterminée, qui devrait s'étendre jusqu'en août 2027. Le poste est proposé à temps partiel (2 à 3 jours par semaine). La présence le lundi est obligatoire, le reste du temps de travail pouvant être réparti librement sur la semaine. Nous sommes disposés à convenir des modalités exactes de travail avec la personne retenue.
À propos de vous
Vous êtes organisé(e), fiable et proactif(ve), vous avez le souci du détail et vous n'hésitez pas à mettre la main à la pâte. Vous aimez veiller au bon déroulement des opérations en coulisses et contribuer à créer un environnement dans lequel chacun peut donner le meilleur de soi-même.
Vous devriez avoir :
- Solides compétences en matière d'organisation et d'administration
- Une approche proactive de la résolution des problèmes et la prise en charge des tâches
- Excellentes compétences en communication écrite et orale
- Capacité à gérer plusieurs tâches et priorités
- De solides compétences informatiques, notamment avec Microsoft Office, Excel et Teams
Ce serait formidable si vous disposiez également :
- Expérience dans l'administration de bureau, les opérations ou l'administration financière
- Maîtrise d'outils tels que SharePoint, HubDoc, Xero ou d'autres systèmes similaires
Principales responsabilités
Bureau
- Veiller à ce que le bureau soit bien organisé et accueillant, notamment en gérant les fournitures et l'entretien général
- Coordonner les services administratifs (par exemple, le nettoyage, l'entretien et les services publics)
- Gérer le matériel de bureau, notamment les commandes et le suivi
- Superviser l'organisation des locaux, les accès et la sécurité (clés, systèmes, etc.)
- Servir de point de contact principal au sein de l'équipe pour les questions liées aux bâtiments, en vue de leur transmission à la hiérarchie
- Assurer la maintenance des systèmes internes et de la documentation (par exemple, SharePoint)
- Assurer la coordination des déplacements et la logistique des événements
Soutien à l'équipe
- Enregistrer et suivre les congés annuels de l'équipe
- Accompagner l'intégration des nouveaux employés (matériel, accès, configuration)
- Tenir à jour les calendriers internes (par exemple, les anniversaires, les événements d'équipe)
- Contribuer à l'examen et à l'amélioration des processus et des politiques internes
Administration financière
- Assurer le suivi des opérations financières quotidiennes, notamment la facturation des clients
- Gérez vos reçus et vos dépenses grâce à une comptabilité rigoureuse
- Participer aux processus mensuels (par exemple, le traitement HubDoc)
- Prise en charge des rapports financiers de base et du suivi des coûts
- Suivre les abonnements et les coûts récurrents
Ce que nous proposons
- Salaire annuel de 26 000 £ (équivalent temps plein)
- 35 jours de congés (au prorata), jours fériés compris
- 5 % de cotisations de retraite
- Un mode de travail flexible et hybride, adapté à votre mode de vie
- Un bureau convivial et collaboratif situé dans le centre de Glasgow
Comment postuler
Si ce poste vous intéresse, veuillez envoyer les documents suivants à people@scribepro.co;
- CV
- Une lettre de motivation, dans laquelle vous répondez aux questions suivantes :
- Que recherchez-vous dans votre prochain poste, et en quoi ScribePro vous intéresse-t-il ?
Processus de recrutement
Nous aimons faire simple. Notre processus comprend généralement :
- Brève conversation téléphonique de présentation
- Une discussion informelle avec l'équipe pour voir comment tu t'intégrerais à notre équipe
Accessibilité et inclusion
Nous souhaitons que chacun se sente à l'aise et soutenu tout au long de notre processus de recrutement. Si vous avez des besoins particuliers en matière d'accessibilité ou si vous souhaitez que nous procédions à des adaptations, n'hésitez pas à nous en faire part.
