El puesto
Buscamos un/a administrador/a de oficina y finanzas que nos ayude a garantizar el buen funcionamiento diario de ScribePro. Se trata de un puesto variado y práctico que ocupa un lugar central en el equipo, y que se encarga de apoyar las operaciones de oficina, la administración financiera y la organización general de toda la empresa.
Te encargarás de mantener un entorno de trabajo bien organizado y acogedor (lo que, a ser posible, incluye cuidar de las plantas), además de colaborar en procesos clave como la facturación, el control de gastos y la coordinación interna.
Este puesto es ideal para alguien a quien le guste el orden, se preocupe por los detalles y se sienta a gusto desempeñando diversas funciones dentro de un equipo pequeño y colaborativo.
Se trata de un puesto de sustitución por baja por maternidad de duración determinada, que se prevé que se prolongue hasta agosto de 2027. El puesto se ofrece a tiempo parcial (2-3 días a la semana). Es obligatorio trabajar los lunes, y el resto del tiempo se distribuye a lo largo de la semana. Estamos dispuestos a acordar el horario exacto con la persona seleccionada.
Acerca de ti
Eres una persona organizada, de confianza y proactiva, con gran atención al detalle y disposición para involucrarte de lleno en el trabajo. Te gusta garantizar que todo funcione a la perfección entre bastidores y contribuir a crear un entorno en el que los demás puedan dar lo mejor de sí mismos.
Deberías tener:
- Sólidas habilidades organizativas y administrativas
- Un enfoque proactivo en la resolución de problemas y la asunción de responsabilidades
- Excelentes habilidades de comunicación escrita y oral
- Capacidad para gestionar múltiples tareas y prioridades
- Buenos conocimientos de informática, especialmente de Microsoft Office, Excel y Teams
Sería estupendo que también tuvieras:
- Experiencia en administración de oficinas, operaciones o administración financiera
- Conocimiento de herramientas como SharePoint, HubDoc, Xero o sistemas similares
Responsabilidades principales
Oficina
- Mantener un entorno de oficina bien organizado y acogedor, lo que incluye la gestión de los suministros y el mantenimiento general
- Coordinar los servicios de oficina (por ejemplo, limpieza, mantenimiento y suministros)
- Gestionar el material de oficina, incluyendo los pedidos y el seguimiento
- Supervisar la organización, el acceso y la seguridad de la oficina (llaves, sistemas, etc.)
- Actuar como principal punto de contacto para las cuestiones relacionadas con el edificio dentro del equipo, con el fin de transmitir la información a los niveles superiores
- Mantener los sistemas internos y la documentación (por ejemplo, SharePoint)
- Prestar apoyo en la coordinación de viajes y la logística de eventos
Apoyo al equipo
- Registrar y llevar un control de las vacaciones anuales del equipo
- Prestar apoyo en la incorporación de nuevos empleados (equipamiento, accesos, configuración)
- Llevar al día los calendarios internos (por ejemplo, cumpleaños, eventos del equipo)
- Ayudar a revisar y mejorar los procesos y políticas internos
Administración financiera
- Prestar apoyo en las operaciones financieras cotidianas, incluida la facturación a los clientes
- Gestiona los recibos y los gastos con un registro preciso
- Colaborar en los procesos mensuales (por ejemplo, el procesamiento de HubDoc)
- Ofrecer funciones básicas de elaboración de informes financieros y seguimiento de costes
- Controlar las suscripciones y los gastos recurrentes
Qué ofrecemos
- 26 000 £ de salario a tiempo completo
- 35 días de vacaciones (prorrateados), incluidos los días festivos
- Aportaciones al plan de pensiones del 5 %
- Trabajo flexible e híbrido, adaptado a tu estilo de vida
- Una oficina acogedora y colaborativa en el centro de Glasgow
Cómo presentar la solicitud
Si crees que este es el trabajo ideal para ti, envía la siguiente información a people@scribepro.co;
- Currículum vitae
- Una carta de presentación en la que se responda a:
- ¿Qué buscas en tu próximo puesto de trabajo y por qué te atrae ScribePro?
Proceso de selección
Nos gusta que las cosas sean sencillas. Nuestro proceso suele incluir:
- Breve llamada de presentación
- Una charla informal con el equipo para ver cómo sería trabajar con nosotros
Accesibilidad e inclusión
Queremos que todo el mundo se sienta cómodo y apoyado durante todo nuestro proceso de selección. Si tienes alguna necesidad de accesibilidad o algún ajuste que te gustaría que hiciéramos, no dudes en comunicárnoslo.